自己做比較快？不想累死，就要學會抓大放小

有時候，我會忍不住介入細節，覺得「這種小事，還不如自己做完算了」。但實際上，這樣的時間投資根本不符效益，而且是很笨的做法。所有主管都有個共同難題，就是時間不夠用，每天會都開不完了，哪來時間做事？尤其是新手主管，剛接管理職，業務內涵立即大幅超過本來擔任專業職時的範疇，一開始難免會手忙腳亂、心浮氣躁，不知道該從何開始。畢竟，不管什麼部門，經理人都不可能每項工作事必躬親。即使最龜毛的主管，也無法把每個細節都做到極致。所以如何妥善管理時間、擬定優先順序、精準切中問題核心，就是管理上很重要的技術了。找到節奏，擬定工作的優先順序每天進辦公室，我做的第一件事，就是先在紙上寫下「今天一定要完成」的事，連必須打電話給誰，我都會列出來。目的就是為了享受把「待辦事項」劃掉的快樂。另外，我還有本專門拿來寫 to do list 的黃色小本子，通常一∼二個月就會換一本。這是用來記各種臨時想到的待辦事項，不見得是當天的事。對於我把目標變成實際可行的項目很有幫助。所以，多工確實可能透過後天培養，並熟能生巧，愈做愈好。一開始，先試著讓自己習慣「在同一時間處理不同問題」的節奏，慢慢地，腦中自然會建構出一個多層次的甘特圖，漸漸發展出屬於自己的因應之道，這是第一階段。
第二階段，則是訓練自己擁有「層次分明的時間感」。這指的是清楚知道每項不同工作，在哪個關鍵時間點上，需要投注大量注意力。試著讓自己不要顧此失彼，有意識地在重要事項上，投資心力跟時間。最後一個階段，也是最重要的一環，就是「決定優先順序」。沒有人能把所有事情都做到百分之百。你一定要有所取捨，攤開現階段所有任務，要很清楚把「最重要的」、「次重要的」，跟「相對不重要的」事項定義出來。多工的前提，是你有辦法掌握工作的優先順序。抓大放小，別老往死胡同裡鑽…..

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資料來源：SmartM

 

 

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